Оценка и выбор системы ERP - это важнейшая задача для организации. Изучение рекламных материалов и общение с продавцами ERP систем - это не лучший способ сравнить пакеты ERP. Полагаясь только на рекламную информацию, Вы можете ошибиться в выборе решения. Таким образом, важно использовать системный подход к выбору пакета ERP.
Ключевые этапы покупки системы ERP
1. Проведите полный анализ требований и подготовьте обоснование необходимости системы ERP. Проведите полную оценку ваших существующих бизнес-процессов и масштабов операционной деятельности, чтобы выяснить, нужна ли система ERP. Системы ERP – это долгосрочное стратегическое решение для любой организации, поскольку оно меняет процедуры работы организации. Поэтому очень важно обосновать ваше решение перед высшим руководством до того, как Вы приступите к поиску ERP системы на рынке.
2. Определите Вашу цель на этапе выбора системы.
Определитесь с тем, что Вы ищите. Можно искать пакет, который можно доработать под потребности предприятия, либо искать пакет, который максимально подходит для решения поставленных задач.
3. Создайте рабочую группу по выбору или оценке. Первым шагом в процессе выбора пакета ERP должно быть создание рабочей группы по выбору или оценке, который будет осуществлять процедуру оценки. Обычно в группу по оценке входят эксперты из разных отделов, высшее руководство (генеральный директор, директор по информационным технологиям), консультанты (эксперты по ERP) и конечные пользователи. Поскольку члены рабочей группы представляют соответствующие бизнес-функции, выбранный в конечном итоге пакет будет принят и найдет применение во всех подразделениях предприятия.
4. Определите ваши требования к продукту. Определите требования к основным и расширенным модулям и функциям ERP.
5. Разработайте критерии предварительного отбора. Критерии предварительного отбора позволят провести оценку доступных пакетов по одним и тем же параметрам и помогут сформировать короткий список, содержащий от 5 до 10 наиболее подходящих пакетов, для окончательного выбора. Критерии отбора должны обеспечить выбор такого решения, которое будет удовлетворять основным требованиям, закрывать наиболее важные потребности предприятия и будет соответствовать профилю предприятия и практике работы компании.
6. Составьте короткий список из 4-5 пакетов ERP. Помимо применения критериев предварительного отбора, при составлении короткого списка можно воспользоваться помощью внешних консультантов, которые проанализируют спецификации продуктов и укажут решения ERP, используемые аналогичными компаниями. После того, как несколько пакетов будут включены в короткий список, можно связаться с соответствующими поставщиками и запросить презентации и демонстрации.
7. Проведите глубокое исследование пакетов ERP, включенных в короткий список. Группа по выбору должна собрать дополнительную информацию о пакетах, включенных в короткий список, получив ее у независимых отраслевых экспертов, из отзывов пользователей и от исследовательских организаций. Эти каналы позволяют получить отчеты с анализом и сравнением ведущих пакетов ERP, являющиеся прекрасным источником информации о новейших разработках в области ERP. Однако такие отчеты не являются полностью объективными и беспристрастными по своему характеру, поэтому на них нельзя полагаться безусловно. Следует использовать широкий набор источников информации, чтобы получить общее представление о функциях пакетов ERP, включенных в короткий список, и быть в курсе последних разработок в области ERP.
8. Сформулируйте критерии окончательного выбора. Еще до того, как представители поставщиков ERP проведут презентации своих продуктов, у вас должен быть готов полный список вопросов к поставщикам, охватывающий все интересующие вас темы. Эти вопросы будут критериями окончательного выбора пакета ERP среди пакетов, включенных в короткий список. В целях подготовки этих критериев выбора должен быть проведен детальный анализ требований и потребностей бизнеса. Критерии нужно разделить на категории, такие как "очень важно", "существенно", "желательно"; и определить соответствующие весовые коэффициенты, чтобы процесс оценки был более объективным. Отнесение критериев к категориям будет зависеть от важности тех или иных конкретных требований для компании. Если компания имеет операционные подразделения в разных странах, то поддержка разных валют и разных языков будет очень важным критерием. С другой стороны, требование поддержки нескольких валют и языков может быть в категории "желательно" или даже "можно обойтись без" для компании, работающей локально.
9. Оцените поставщиков на основе критериев выбора и демонстраций продукта. Ответы поставщиков на ваши вопросы помогут вам исключить одних поставщиков и отдать предпочтение другим поставщикам. Вы можете подготовить протокол совещания и попросить поставщика подписать его. Это позволит в дальнейшем иметь более сильные позиции при переговорах с поставщиком, получить более выгодные условия контакта. После того, как группа выбора ERP системы оценит пакеты ERP на основе критериев предварительного отбора и критериев выбора, посмотрит все презентации, задаст все вопросы и получит все разъяснения, она сможет выбрать пакет ERP.
10. Проверьте успешные реализации системы ERP поставщиком. Перед тем, как принять окончательное решение, посетите те компании, в которых выбранный пакет ERP уже реализован, и проконсультируйтесь с ними. Если этот пакет работает как ожидалось в этих компаниях, это придаст вам уверенность в вашем выборе. Вы сможете пересмотреть свое решение о покупке, если обнаружите какие-то проблемы.
В течение всего процесса выбора обязательно нужно завершать каждый шаг согласием всех членов группы по выбору, включая конечных пользователей, чтобы обеспечить принятие пакета ERP во всех подразделениях предприятия.
А как выбирали ERP систему на Вашем предприятии???
Галактика Экспресс - бесплатная ERP система, поддерживающая законодательство России, Украины, Беларуси и Казахстана. В поставку включены Бухгалтерия, Логистика, Финансы, Управление производством, Персонал и Заработная плата, ТОРО, сервисное обслуживание, CRM.
Сообщения
Комментариев нет:
Отправить комментарий